Numerosi studi degli Osservatori del Politecnico di Milano, le imprese italiane stanno concentrando gli investimenti sull’adozione di soluzioni per l’efficientamento delle attività legate all’e-procurement: è stato stimato che le priorità di acquisto per il prossimi 48 mesi si focalizzano su soluzioni tecnologiche per la gestione degli ordini digitali (51%), gestione dei preventivi digitali (39%) e gestione dei documenti di trasporto digitali (34%).

Nell’ambito del ciclo passivo i vantaggi possibili grazie alla automazione delle attività sono:

1. Riduzione dei costi operativi: Studi hanno dimostrato che l’automazione del ciclo passivo può ridurre i costi operativi fino al 30-50% riducendo la dipendenza da processi manuali e riducendo gli errori umani.
2. Miglioramento dell’efficienza: L’automazione può aumentare l’efficienza dei processi fino al 50-70%, consentendo all’azienda di eseguire le attività in modo più rapido e con meno risorse.
3. Riduzione dei tempi di ciclo: L’automazione può ridurre i tempi di ciclo fino al 20-40%, accelerando i processi di approvazione e riducendo i tempi di elaborazione complessivi.
4. Miglioramento della visibilità e del controllo: L’automazione fornisce una maggiore visibilità e controllo sui processi aziendali, consentendo all’azienda di identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi e prendere decisioni informate.

Cosa si intende per E-procurement?

Nel ciclo passivo, che comprende tutti i processi legati all’approvvigionamento e alla gestione delle transazioni, l’e-procurement è la componente specifica che si occupa della digitalizzazione e dell’ottimizzazione del processo di acquisto attraverso l’uso di tecnologie digitali come piattaforme online, software specializzati e sistemi di automazione, per semplificare le attività di acquisto, gestire le relazioni con i fornitori, condurre gare d’appalto e controllare i costi. Vediamo nel dettaglio quali sono le fasi dell’e-procurement: e-provisioning, e-supply chain execution e e-supply chain collaboration.

E-Provisioning: Efficienza e Trasparenza nelle comunicazioni

L’e-provisioning, a volte chiamato anche “e-sourcing”, è il processo di acquisizione di beni e servizi attraverso piattaforme digitali e strumenti tecnologici. Questo processo include la ricerca, la selezione, la negoziazione e l’acquisto di forniture da parte di un’azienda utilizzando strumenti digitali e piattaforme online. Il processo di e-procurement trasforma l’approvvigionamento delle merci, rendendolo trasparente e gestibile online. Attraverso soluzioni dedicate, le aziende semplificano le gare d’appalto e migliorano il controllo di gestione.  L’integrazione tra piattaforme e i sistemi gestionali come gli ERP è cruciale per garantire accesso immediato alle disponibilità e agli ordini. Il Provisioning consiste nel processo di richieste verso i fornitori, in particolare Request For Proposal (RFP), Request For Information (RFI), Request For Bids (RFB) e Request For Quotes (RFQ).

E-Supply Chain Execution: Ottimizzazione dei Flussi di Lavoro

La “supply chain execution” si riferisce alla gestione pratica e operativa delle attività e dei flussi di lavoro all’interno di una catena di approvvigionamento: nel concreto comprende processi come la ricezione degli ordini, la pianificazione della produzione, l’approvvigionamento delle materie prime, lo stoccaggio dei prodotti finiti e la consegna ai clienti. La digitalizzazione della gestione della catena logistica implica una migliore gestione di ordini e documenti di trasporto, fino alla gestione full digital dalle fasi di  trasmissione, produzione e conservazione del documento, eliminando gradualmente il supporto cartaceo Questo porta a una riduzione dei costi operativi e aumenta la competitività delle aziende.

Supply Chain Collaboration: Collaborazione Digitale tra Fornitori e Clienti

La “supply chain collaboration” è una strategia aziendale che coinvolge la collaborazione e la condivisione delle informazioni lungo tutta la catena di approvvigionamento. Attraverso tecnologie digitali, la collaborazione nella supply chain si traduce in benefici tangibili come il monitoraggio e controllo della catena logistica, la pianificazione e lo sviluppo di nuovi prodotti. Le soluzione tecnologiche che abilitano la supply chain collaboration consentono ai diversi partner della catena di approvvigionamento di condividere informazioni in tempo reale, monitorare gli ordini, gestire inventari e coordinare le consegne (gestione ddt digitale).